【薪酬方案】用Excel建立一套小型人事数据管理系统(教程)

日期: 2016-10-26 09:52:35 作者: (www.tuoxuning.com) 点击数:  

用Excel建立一套小型人事数据管理系统


 前言:

  在现实生活中,很多小型企业并没有给人事部门配备专门的人事管理软件。实际上,一套专门的人事管理软件费用昂贵,而且不一定适合企业的实际需求。

  自己动手,用Excel来建立适于本企业具体需求的人事管理系统是一个不错的选择。Excel的功能强大,而操作又很方便,每月准确无误的统计企业员工增减变化情况,年底分析大量的人事数据等等复杂的工作都能通过Excel轻松完成。现在我们给读者朋友们提供这样一个实例——通过Excel来建立一套小型人事数据管理系统。

正文:

  首先我们打开一个新的Excel表建立一个人事信息库框架,信息项目的设置您可根据本单位实际情况而定。如图(一)所示:

 

图一 打开一个新的Excel表建立一个人事信息库框架

接下来请您不要急着录入人员信息,我们要对一些信息项进行函数设置,以便系统可以自动生成相关信息,这会使我们的工作产生事半功倍的效果。

1、 性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置

  我们先对“性别”“出生年月”“年龄”进行函数设置。当我们输入某人身份证号码时,系统便会自动生成“性别”,“出生年月”及“年龄”,这样就减少了我们录入的工作量。请分别选择性别、出生月日、年龄信息项单元格输入下列公式:

  (1)性别: =IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")

  含义:“LEN(E3)=15”表示看E3中是否有15个字符;

  “MID(E3,15,1)”表示在E3中从第15位开始提取1位字符;

  “MOD(MID(),2)=1”表示提取的字符除以2余数为1;

  “IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否够15个字符,如果够就从第15个字符开始取1个字符,如果不够15个字符就从第17个字符开始取1个字符。我们的身份证号码一般是15位或18位。

  “IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女"”表示所取字符除以2如果余数为1显示男,否则显示女。

  (2)出生年月: =DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))

  含义:DATE(YEAR,MONTH,DAY);

  “MID(E3,7,4)”表示在E3中从第7个字符开始连续取4个字符表示年,用类似的表示方法一个人的出生年月日便可以通过函数设置表示出来,如果为了看起来方便,我们可以将单元格格式设置成年、月、日的日期格式,这样显示的结果会非常容易理解。

  (3)年龄: =DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")

  含义:“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表示两个日期的差值;

  “TODAY()”表示系统自带的日期即显示当日日期;

  “DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")”表示今天的日期与G3所表示的出生月日之间的年份差值,这样一个人的年龄就会容易的显示出来了。


2、 劳动合同期限的自动生成和提前30天定期提醒功能设置



  劳动合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分,特别是劳动合同到期续签问题更是不可忽视。如果由于我们的人为原因造成了劳动合同漏签、延期签订等问题可能会给公司以及员工个人带来一定的损失。从一个人入职签订试用期合同开始,再到签订正式劳动合同以及后来的续签劳动合同,一系列的日期如何能够让系统自动生成,并且形成系统提前30天自动提醒我们的功能呢?这需要对一些信息项进行函数设置。如图(二)所示:

图二 信息项进行函数设置

  (1)试用期到期时间: =DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1)

  含义:“DATE(YEAR(),MONTH(),DAY())”显示指定日期;

  在这里我们假设试用期为3个月,我们需要在Q3单元格中输入上述公式,其中MONTH(P3)+3表示在此人入职时间月的基础上增加三个月。而DAY(P3)-1是根据劳动合同签订为整年正月而设置的。比如2005年11月6日到2006年11月5日为一个劳动合同签订期。

  (2)劳动合同到期时间: =DATE(YEAR(P3)+3,MONTH(P3),DAY(P3)-1)

  我们同样采用上述函数的设置方法。这里我们假设劳动合同期限为3年,则我们需要设置成YEAR(P3)+3,另外这个数值依然以入职日期为计算根据,所以天数上还要设置成DAY(P3)-1的格式。

  (3)续签合同到期时间: =DATE(YEAR(S3)+1,MONTH(S3),DAY(S3))

  这里需要注意的是续签合同计算是以前份合同签订到期日期为根据的,所以只在前一份合同到期时间的基础上增加1年即可,无需天数上减1。