团建活动策划的全流程清单

日期: 2017-04-10 17:35:38 作者: 拓训网 点击数:  

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  前期策划期


  1、明确活动目的,制作活动方案


  活动主题:主题一定要明确,如成熟型的产品策划的核心就以 “用户增长和品牌传播”为主。


  活动时间:考虑用户时间是否方便。


  活动地点:符合活动主题定位。


  活动对象:确定目标用户及潜在用户。


  活动描述:亮出你会怎么做,做什么活动,有什么亮点从而打动用户。


  参与方式:至少要征集报名用户留下姓名和联系方式。


  活动规则:各种要求和注意事项,比如参与人员筛选标准、着装要求、报名截止时间、报名成功通知时间、活动问题咨询方式等等。


  推广渠道:投放时间、投放渠道、投放资源位置等。


  预期效果:比如活动对平台数据或用户有什么帮助。


  成本预估:包含各推广渠道费用、线下执行费用、各环节礼品或奖品费用。

   


  中期筹划期


  2、制作活动推进时间表,推进工作


  方案通过后,正式进入执行阶段,一般需要召集此次活动的工作人员召开一个准备会议。梳理活动节点,分配好各项工作并确定各项工作负责人,活动总负责人根据推进时间表跟踪完成情况。


  3、确定活动场地


  线下活动则场地选择尤为重要。过程中要考虑到场地的交通、星级、档期、容纳人数、环境等,实地考察过程中如会议室的长、宽、高、容纳人数、是否有柱、舞台搭建及布展等因素、桌型等、投影、麦克风、会议室门口签到板的位置、茶歇的位置、房间的房型及设备设施、是否能提供独立用餐区域等。


  4、视频、宣传物料等设计制作


  要注意各物料主题风格的统一,包括图案、尺寸等,并跟踪制作情况,包括材质、色差、打样、工期等,确保保质保量完成。


  5、制作活动执行方案,分解执行任务


  制作一份活动现场执行方案,结合设定的活动流程,把签到、主持、摄影、道具、场务、直播等现场执行中的各项工作分配到具体个人,执行方案一般精确到分钟。


  在线下执行之前的一两天,召集所有执行人员开活动动员会,下发执行方案,逐项分解任务到个人,保证每个人都清楚自己到现场应该做什么工作。


  6、制作物料、礼品清单


  把活动所有需要用到的物料和礼品种类、数量注明,并备注各物品在活动执行中出现在哪个环节、什么地点,交待给各自的负责人,如果所需物料和礼品种类比较多,最好再做一个表格,交给各项物品负责人。


  现场执行


  7、活动应急预案


  至少要在活动开始前设想好最可能出现的几种问题,并想好相应的解决办法,在动员会上通知到可能出现问题环节的相应负责人,在活动进行中一旦发现问题迅速启动应急预案。


  8、活动场地布置及现场执行


  一般提前一天或提前半天完成场地布置。


  执行人员到场后应迅速进入各自工作岗位,签到引导维护用户、主持人再次熟悉串词、各项物品负责人清单数量并准备提前送到预定位置、提前沟通摄影摄像说明需要什么场景人物特写等拍摄需求。在活动正式开始时间前 1-2 小时到场,准备各自负责物料和奖品,尤其是负责签到的同学,不要让用户觉得早到无人接待。


  提前建一个活动执行群,出现突发情况,及时通报,比如某个执行人员迟到,总负责人要立马安排其他人补位 。


  9、活动流程


  活动流程表根据活动环节安排而定,从开始到结束每项工作分配到个人。如果活动进行中再出现流程变化,总负责人趁主持间歇快速告知主持人以便主持人临场应对,并通知其他执行人员。


  10、用户离场


  最终预定的各项流程全部执行完毕,用户离场,所有执行人员可以放轻松一些啦,大家拍个照片,盘点收集一下剩余物料和礼品,完成清场任务,就可以安心地去吃顿庆功宴犒劳自己啦。


  11、活动回顾和活动效果报告


  活动结束后一般要有活动回顾。如果要求比较急甚至活动结束就要发布,那么总负责人要提前制定活动回顾人员,在活动进行中就同步写作,并及时拷出摄影照片,这样基本在活动结束后就能很快出稿了。